Dnešní doba je plná internetu, digitalizací, automatizací. Můžete se setkat s e-dokumenty, e-knihami, e-podpisy, elektronickou bankovní identitou, e-recepty… V telefonech s vámi komunikuje umělá inteligence a v e-shopech chatbot. Milovníci sci-fi se radují, ale mnozí se obávají, jak tohle skončí. Společně s námi se ale digitální budoucnosti bát nemusíte.

 

Převod účetních dokladů do elektronické podoby a jejich archivace

Digitalizace se zdá děsivá, ale je především užitečná. Elektronický dokument zabere pouze nepatrné místo na flash disku nebo online úložišti, kde k němu může mít přístup oprávněná osoba ihned po uložení. Nic se fyzicky nikam nepřenáší, jen je třeba dokument vyfotit či oskenovat. Elektronické dokumenty překvapivě výrazně snižují administrativu a množství rutinních činností účetních. 

Jak je to ale s digitalizací účetních a daňových dokumentů, s jejich archivací v elektronické podobě? Může se to vůbec? Když zákon stanoví povinnost archivovat originál, je možné originál převést do elektronické podoby a ten pak archivovat? A je to pořád originál? 

Pojďme se na to podívat z pohledu daňových a účetních předpisů. Dle zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví, se dočteme pouze o náležitostech, které mají účetní dokumenty splňovat, v zákoně č. 589/1992 Sb. o sociálním zabezpečení se zase píše pouze o stejnopisech.

Konkrétnější podmínky upravuje zákon č. 235/2004 Sb., o DPH, který v § 35a výslovně zmiňuje, že je možné dokumenty archivovat v elektronické podobě (i je převádět z listinné podoby do elektronické a naopak), a dále uvádí, že „daňový doklad lze uchovávat elektronicky prostřednictvím elektronických prostředků pro zpracování a uchovávání dat“. Je však nutné zajistit, že uchovávaná data zaručují věrohodnost původu daňových dokladů, neporušenost jejich obsahu a čitelnost.

 

Co se tím rozumí?

Pro naplnění prvních dvou podmínek je potřeba buď vytvořit kontrolní mechanismus pro spolehlivou auditní stopu, která vytvoří jednoznačnou vazbu mezi daňovým dokladem zaslaným např. prostřednictvím e-mailu a předmětným plněním. Nebo je možné použít uznávaný elektronický podpis, nebo elektronickou pečeť, případně elektronickou výměnu informací, jestliže dohoda o této výměně stanoví užití postupů zaručujících věrohodnost původu a neporušenost obsahu.

Čitelnost dokumentu je zajištěna ve chvíli, kdy byl uložen ve formátu, který lze zobrazit v přiměřené lhůtě, bez zbytečného prodlení a po celou dobu existence dokumentu (od jeho vydání, až do konce doby jeho uchování). Všechny tři podmínky splňuje například formát PDF nebo XML.

Složitější je to u listin typu: zakladatelské dokumenty společnosti, stanovy, dokumenty o přeměnách společností, inventarizace, zprávy o auditu, účetní závěrky, které můžou být zařazeny do archiválií (dle zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě). 

Nicméně i u těchto dokumentů se předpokládá jejich existence v elektronické podobě, případně jejich převod do této podoby za podmínek zajištění věrohodnosti původu, neporušitelnosti obsahu a čitelnosti. Navíc je třeba zajistit správu metadat náležejících k těmto dokumentům a připojit údaje prokazující existenci dokumentu v čase.


Pokud si nejste jistí, zda je uchovávání dokumentů a jejich archivace v elektronické podobě v souladu s vašimi zákonnými povinnostmi, řiďte se výše uvedenými pravidly, nebo se na nás obraťte. Společně se s digitalizací dokladů vypořádáme k vaší spokojenosti.