Zpracování účetních dokladů a jejich archivace prochází v současné době výraznými změnami. V celém oboru účetnictví se pilně digitalizuje a staré procesy jsou nahrazovány moderními postupy. Nejčastěji řešíme společně s klienty převod podkladů do elektronické podoby, automatizovaný import do účetního systému a následné “vytěžení” těchto dat. 

 

1. fáze

Na začátku procesu stojí strategické manažerské rozhodnutí. Přestože o nutnosti digitalizace dnes nikdo nepochybuje, je potřeba změnu kvalitně odřídit a vzít v úvahu načasování, personální zajištění, a také partnerskou podporu pro výběr a implementaci IT nástrojů.

2. fáze

V druhé fázi je nutné instalovat IT technologie (více v tomto článku) umožňující sběr účetních dokladů v elektronické podobě. Do systému mohou být doklady zasílány přímo od dodavatelů (sběrný e-mail pro obdržené faktury) nebo také prostřednictvím mobilních aplikací pro skenování dokladů. Ty do systému mohou zasílat i zaměstnanci, kteří používají firemní platební karty.

 

3. fáze

V další fázi musí být nastaven proces schvalování dokumentů. V rámci tohoto kroku je možné nastavit různé role jednotlivých schvalovatelů a realizovat i platby obdržených faktur. 

 

4. fáze

Po schválení dochází k „vytěžení“ dokumentů a importu do účetního systému. Účetní musí zkontrolovat správnost importu, porovnat import s originálem a upravit zaúčtování dokladu (analytika, střediska, zakázky, časové rozlišení). Do účetního systému je zařazen i „originál“ dokladu, který zůstává tímto způsobem zarchivován pro případné další potřeby klienta, či úřadů. 

 
Na prostoru článku Zpravodaje nemůžeme jít do většího detailu, ale pokud vás toto téma zaujalo, spojte se s námi a společně je prodiskutujeme hlouběji. Digitalizace účetnictví se ukazuje jako překvapivě zajímavé téma, a je-li v organizaci tato inovace správně zavedena a přijata, výhody se projeví okamžitě.