Naše firemní kultura stojí na vzájemné důvěře, respektu a otevřené komunikaci. Proto jsme aktualizovali náš Etický kodex o vzájemné spolupráci a komunikaci, který jasně vymezuje principy naší spolupráce a komunikace. Jeho cílem je posílit férové a profesionální prostředí, ve kterém se každý může cítit dobře a podávat co nejlepší výkon.

 

 

1. Úvodní ustanovení

1.1. Tento Kodex je součástí smlouvy o poskytování služeb daňového poradce, smlouvy o vedení účetnictví, nebo smlouvy o vedení mzdového účetnictví, uzavřené mezi Poskytovatelem a objednatelem (dále jen „Smlouva“).

2. Definice pojmů

2.1. Objednatel (nebo také „klient“) je fyzická nebo právnická osoba, která uzavřela Smlouvu s Poskytovatelem dle článku 1 odst. 1.1 tohoto Kodexu.

2.2. Zaměstnanec Poskytovatele je zaměstnanec v pracovněprávním vztahu, včetně externích pracovníků, se kterými společnost Poskytovatele uzavřela Smlouvy.

2.3. Účetní je zaměstnancem Poskytovatele, který vykonává pro Poskytovatele účetní činnost dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů.

2.4. Hlavní účetní je zaměstnancem Poskytovatele, který zodpovídá za vedení účetnictví pro všechny klienty a je oprávněn přidělovat práci ostatním účetním jako jejich nadřízený pracovník.

2.5. Mzdový účetní je zaměstnancem Poskytovatele, který zpracovává pro Poskytovatele mzdovou agendu.

2.6. Hlavní mzdový účetní je zaměstnancem Poskytovatele, který zodpovídá za vedení mzdového účetnictví pro všechny klienty a je oprávněn přidělovat práci ostatním mzdovým účetním jako jejich nadřízený pracovník.

2.7. Oprávněná osoba je osoba, kterou klient určil pro komunikaci s poskytovatelem dle článku 3 odstavce 3.1 písm. b) a c) tohoto Kodexu.

2.8. Vícepráce je taková činnost a/nebo i více činností, které nespadají pod běžnou činnost vedení účetnictví nebo daňového poradenství vyplývající zuzavřené Smlouvy. Vícepráce jsou uvedeny zejména v čl. 8 tohoto Kodexu a považuje se za ně též předání (vizte článek 3 odst. 3.1 písm. j) tohoto Kodexu).

3. Zásady komunikace

3.1. Zaměstnanci Poskytovatele při komunikaci s klientem v rámci své pracovní činnosti dodržují tyto zásady:

a) Komunikace mezi Poskytovatelem a klientem probíhá pouze v pracovní dny.

b) Klient sdělí Poskytovateli jméno, příjmení, telefonní číslo a e-mail oprávněné osoby, která bude oprávněná sPoskytovatelem za klienta komunikovat. Oprávněnou osobu může klient v průběhu spolupráce kdykoliv změnit, o této změně však musí informovat Poskytovatele.

c) V případě, že Poskytovatel poskytuje klientovi služby ve více oblastech, může klient určit pro každou oblast jednu oprávněnou osobu (např. pro komunikaci ve věcech mzdového účetnictví, pro komunikaci vúčetních věcech, a/nebo pro účely komunikace v obchodních a právních věcech.

d) Jiným osobám, než oprávněným osobám klienta nebudou Poskytovatelem poskytovány žádné informace, rady ani konzultace.

e) Komunikace probíhá zpravidla prostřednictvím e-mailu, v akutním případě telefonicky, což Poskytovatel nedoporučuje zejména, nikoliv však výlučně z důvodů neexistence auditní stopy.

f) Komunikaci prostřednictvím SMS a dalších aplikací (například WhatsApp, Viber, Messenger atd.) Poskytovatel rovněž nedoporučuje z týchž důvodů.

g) Na e-mailovou korespondenci reagují zaměstnanci Poskytovatele v pracovní dny do 24 hodin.

h) Na zmeškaný telefonický hovor odpoví zaměstnanci Poskytovatele v pracovní den telefonicky zpět v den hovoru. Uvedené neplatí v případě, že se zmeškaný hovor uskuteční po 17 hodině. V takovém případě odpoví zaměstnanci Poskytovatele nejpozději během dopoledne následujícího pracovního dne.

i) Objednatel se při předávání účetních dokladů řídí termíny uvedenými v čl. 6 tohoto Kodexu (není-li ve Smlouvě uvedeno jinak).

j) Zpracovaní podkladů dodaných po termínu je Poskytovatel oprávněn fakturovat jako vícepráce.

k) Když zaměstnanec Poskytovatele zjistí, že je potřeba vykonat činnost nad rámec Poskytovatelem poskytovaných služeb klientovi (vícepráce), informuje o tomto klienta s informací o předběžném časovém rozsahu a hodinové sazbě účtované za tyto vícepráce. Poskytovatel realizuje vícepráce až po vyjádření souhlasu klienta.

4. Etické zásady Poskytovatele

4.1. Poskytovatel jedná při poskytování svých odborných služeb čestně, poctivě a s náležitou péčí.

4.2. Poskytovatel respektuje pokyny objednatele za předpokladu, že nejsou v rozporu s právními předpisy.

4.3. Poskytovatel dodržuje při výkonu své činnosti profesní standardy.

4.4. Poskytovatel si průběžně udržuje odbornou způsobilost pro poskytování svých služeb. Dbá na to, aby požadavek odborné způsobilosti byl naplněn také u jeho zaměstnanců.

4.5. Poskytovatel nabízí a vykonává jen takové služby, ke kterým má náležité odborné znalosti a k nimž má při jejich plnění dostatečnou kapacitu a potřebné zdroje.

4.6. Poskytovatel při poskytování služeb podává jen ty informace, kterými disponuje ze svých odborných znalostí a zkušeností.

4.7. Poskytovatel zachovává důvěrnost a mlčenlivost o majetkových údajích a hospodaření
objednatele.

5. Služby Poskytovatele

5.1. V odměně za poskytované služby, které jsou rámcově specifikovány ve Smlouvě, jsou zahrnuty tyto úkony, pokud není ve Smlouvě dohodnuto jinak:

a) Účetní služby

• Vedení účetnictví – zpracování účetních podkladů předložených objednatelem (vydané a přijaté faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy a další);

• DPH – příprava a podání přiznání k dani z přidané hodnoty, příprava a podání kontrolního hlášení, případně souhrnného hlášení;

• Podání daňového přiznání – zpracování účetní závěrky, sestavení statutárních výkazů a přiznání k dani z příjmu. U OSVČ dále sestavení přehledů na zdravotní a sociální pojištění.

b) Zpracování personalistiky, mezd a související agendy

Vedení mzdového účetnictví, za které je poskytována stanovená odměna, zahrnuje zejména tyto úkony:

• přijetí nového zaměstnance objednatele: přihláška k sociálnímu a zdravotnímu pojištění dle dodaného osobního dotazníku, nastavení slev na dani z příjmů ze závislé činnosti dle dodaných dokladů (změněná pracovní schopnost), příprava prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti k podpisu zaměstnanci objednatele;

• ukončení pracovního poměru: odhláška ze sociálního a zdravotního pojištění, vystavení zápočtového listu, odeslání ELDP na ČSSZ a vystavení jednoho výtisku pro zaměstnance objednatele (odeslání Českou poštou, e- mailem), vystavení potvrzení o zdanitelných příjmech;

• výpočet a zpracování mezd: vytvoření platebního příkazu, odeslání výplatních pásek;

• další úkony související s mzdovou agendou: výpočet zákonného pojištění odpovědnosti zaměstnavatele (resp. objednatele) za škodu, vypracování a vedení evidenčních listů důchodového pojištění, vedení mzdových listů a jejich archivace v elektronické podobě.

c) Zpracování Intrastat formulářů, pokud je tato služba zahrnuta dle Smlouvy v paušálu hrazeném klientem

 

6. Termíny předání podkladů

6.1. V případě zpracování mzdového účetnictví poskytne objednavatel Poskytovateli přístup nebo pověření pro odesílání datových zpráv ze své datové schránky, a to za účelem zasílání zaměstnaneckých dokumentů na příslušné úřady a pojišťovny (přihláška a odhláška zaměstnance, přehled o výši pojistného apod.), a to nejpozději v termínu pro první předložení mzdových podkladů objednavatele Poskytovateli.

6.2. Objednatel se zavazuje předkládat Poskytovateli veškeré podklady, doklady a informace nutné k plnění povinností Poskytovatele dle uzavřené Smlouvy, a to následovně:

a) Pro zpracování účetní agendy do 10. dne následujícího měsíce.

b) Pro zpracování mzdové agendy do 5. dne měsíce, ve kterém mají být mzdy vyplaceny.

c) Pro zpracování formulářů v Intrastatu do 10. dne následujícího měsíce.

 

7. Forma předávání podkladů

 

7.1. Podklady je možné předat:

a) nahráním do sdíleného úložiště (např. Google disk, iCloud, Wflow) a současně následným zpřístupnění Poskytovateli;

b) na pevném nosiči (např. flash disk), který je Poskytovateli předán;

c) e-mailem – u menších společností, kde množství podkladů nepřesáhne dvacet (20) položek měsíčně;

d) osobně, v papírové podobě. V tomto případě si Poskytovatel vyhrazuje právo účtovat vícenáklady za převod dokumentů do elektronické podoby (čas strávený jejich skenováním a další administrativní práce s tím spojené.

8. Vícepráce

8.1. Za vícepráce se považují všechny úkony, které nejsou uvedeny v čl. 5.

8.2. Poskytovatel je oprávněn fakturovat jako vícepráce i služby uvedené v čl. 5. v případě, že objednatel nepředá podklady v termínech uvedených v čl. 6

8.3. Samostatně budou fakturovány případné vícepráce, a to s cenou dle aktuálního ceníku:

a) Vícepráce v oblasti účetních prací zahrnující činnosti jako je rekonstrukce účetnictví, příprava podkladů pro kontrolu a komunikace s příslušnými úřady., statistická hlášení, podávání DPH v rámci států EU (pokud není součástí dohodnutého paušálu), zpracování podkladů pro dotace, zpracování daně z nemovitosti, komunikaci s poskytovateli služeb, především dodavateli energií, mobilními operátory, pojišťovnami a podobně. Součástí je také komunikace s dodavateli a odběrateli v případě nedodání úplných podkladů, odsouhlasení fakturovaných závazků a pohledávek. Patří sem i vyúčtování energií a služeb dle požadavků objednatele pro jeho odběratele a inventarizace účtů v souvislosti s účetní závěrkou a práce spojené s přebíráním finančního účetnictví.

b) Vícepráce v oblasti mzdové agendy zahrnující rekonstrukci mezd, zpětné opravy, přípravu a zajištění podkladů pro Úřad práce, zdravotní pojišťovny, OSSZ, banky a další instituce, nejčastěji pro kontroly firem ze strany státních orgánů. Součástí je součinnost s exekutorskými úřady, nastavení a výpočet insolvence, zpracování podkladů k pracovním úrazům, zpracování vyúčtování ročních daní zaměstnancům a přiznání k dani z příjmu fyzických osob pro zaměstnance, příprava a odeslání potvrzení pro zaměstnance objednatele pro pracovněprávní a soukromé účely (úřad práce, banky...) a práce spojené s přebíráním mzdového účetnictví.

c) Vícepráce v oblasti daňového a jiného poradenství zahrnující přípravu nebo připomínkování smluv, upomínek a výzev k plnění pro klienta, konzultace daňového poradce, příprava zahajovacích rozvah k projektům přeměn. nastavení a výpočet exekuce zmezd, součinnost s exekutorskými úřady, zajištění administrativních prací.

d) Vícepráce zahrnující zpracování formulářů Intrastatu (pokud není součástí dohodnutého paušálu na základě Smlouvy)

e) Ostatní vícepráce zahrnující administrativní činnosti, jako je třídění a kompletování dokumentů, převod dokumentů do elektronické verze (skenování), archivaci účetních podkladů v tištěné podobě, přípravu a kompletaci podkladů k auditu či transformaci společnosti. Patří sem také zastupování klienta na základě generální plné moci (pokud není součástí dohodnutého paušálu), obsluha datových schránek, provedení plateb za objednatele a skladování účetních dokladů v tištěné podobě (šanonů) za minulá účetní období starší více než dva roky a přeprava dokumentů a šanonů.

8.4. Za vícepráce se považují taktéž práce související s přebráním vedení účetnictví od klienta i práce související s předáním vedení účetnictví klientovi zpět po ukončení spolupráce s Poskytovatelem (inventarizace účetnictví, účetní závěrky, příprava záloh). Odměna za vícepráce uvedené v tomto odstavci Kodexu bude účtována dle smluvené hodinové sazby dle skutečně opracovaných hodin, není-li ve Smlouvě stanoveno jinak.

9. Reklamace a odpovědnost Poskytovatele

9.1. V případě, že objednatel zjistí, že se v plnění Poskytovatele vyskytla chyba, upozorní na to Poskytovatele bez zbytečného odkladu.

9.2. Opravení chyby bude vyřízeno bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 30 dnů ode dne řádného uplatnění reklamace, nebo vtermínu, na kterém se klient s Poskytovatelem domluví.

9.3. Případná výzva k úhradě škody vzniklé pochybením Poskytovatele musí obsahovat vyčíslení škody, způsob, jakým byla výše škody zjištěna, a v čem je spatřováno porušení povinností Poskytovatele.

9.4. Poskytovatel však neodpovídá za škodu vzniklou v důsledku porušení povinností objednatele, zejména pokud objednatel:

a) nepředá Poskytovateli podklady;

b) nepředá podklady včas (za včasné dodání podkladů se rozumí jejich předání Poskytovateli podle článku 6 tohoto Kodexu);

c) předá Poskytovateli podklady neúplné, nepřesné či jinak vadné.

9.5. Poskytovatel prohlašuje, že má sjednáno aktivní pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou třetím osobám s minimálním pojistným limitem ve výši 100 000 000 Kč.

10. Práva a povinnosti Poskytovatele

 

10.1 V případě, že je objednatel v prodlení s úhradou odměny, vyzve jej Poskytovatel k její úhradě.

10.2 V případě, že je objednatel v prodlení s úhradou odměny za dvě a více fakturačních období, je Poskytovatel oprávněn pozastavit poskytování služeb objednateli.
 
11. Cena služeb, inflační doložka

 

11.1 Odměna za poskytované služby a termín pro její úhradu je stanoven ve Smlouvě

11.2 Poskytovatel je oprávněn jednostranně zvýšit dohodnutou odměnu podle roční míry inflace za předchozí kalendářní rok, měřené indexem spotřebitelských cen dle Českého statistického úřadu.

11.3 Změnu ceny na základě inflační doložky musí Poskytovatel objednateli oznámit poprvé do 31. 3. roku následujícího od uzavření Smlouvy a následně vždy do 31. 3. každého dalšího roku účinnosti Smlouvy, minimálně jednou za období dvou let, pokudv předchozím roce nebyla tato inflační doložka uplatněna.

11.4 Poskytovatel je dále oprávněn jednostranně zvýšit dohodnutou odměnu, když se objem účetních dokladů za fakturační období zvýší o více než 20 %. O navýšení bude objednatel informován.

 

12. Odstoupení Poskytovatele od Smlouvy

12.1. Krom důvodů ve Smlouvě uvedených je Poskytovatel oprávněn od Smlouvy odstoupit v případě, že je objednatel v prodlení s úhradou odměny a ani po výzvě k plnění odměnu za poskytované a řádně vyfakturované služby v dodatečném termínu neuhradí, je
 Poskytovatel oprávněn od Smlouvy ihned odstoupit

 12.2. Poskytovatel je oprávněn odstoupit od Smlouvy také vpřípadě, že objednatel opakovaně neplní své povinnosti ze Smlouvy (např. nedodává včas podklady nebo je dodává v neúplné nebo jinak vadné a podobně), a Poskytovatel z tohoto důvodu nemůže řádně plnit své smluvní závazky, kdy ani po opakované výzvě nedojde ke zlepšení stavu.


13. Ukončení spolupráce

 

13.1 V případě ukončení spolupráce budou klientovy samostatně vyúčtovány vícenáklady související s předáváním účetnictví.

13.2 Po ukončení spolupráce zašle Poskytovatel správci daně oznámení o ukončení generální plné moci, pokud byla klientem udělena a je v době ukončení spolupráce stále účinná.

13.3 S dokumenty klienta, které obsahují osobní údaje ve smyslu GDPR bude po ukončení spolupráce naloženo v souladu s GDPR.

14. Závěrečná ujednání

 

14.1 Právní vztah mezi Poskytovatelem a objednatelem se řídí českým právem, zejména zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů.

14.2 Je-li je ve Smlouvě stanoveno jinak než v tomto Kodexu, mají přednost ustanovení Smlouvy.

 

14.3 Změny tohoto Kodexu a datum účinnosti změn budou objednateli oznamovány elektronicky prostřednictvím e-mailové zprávy nebo datové zprávy doručené na Poskytovateli známou elektronickou adresu. Pokud objednatel nejpozději do 14 dnů ode dne zaslání oznámení o změně Kodexu písemně nevyjádří svůj nesouhlas s těmito změnami, považují se změny za odsouhlasené.

Tento Kodex nabývá platnosti a účinnosti k 1. 2. 2025.